„Nein, Microsoft Outlook ohne Exchange Server kann als Groupware nicht verwendet werden.“ So lautet die Antwort auf die in der Überschrift gestellte Frage noch vor wenigen Jahren. Microsoft konnte sich lange Zeit einer konkurrenzlosen Vormachtstellung im Bereich der firmeninternen Kommunikation und Verwaltung von Aufgaben und Terminen dank Outlook und Exchange erfreuen. Heute findet man gleichwertige Alternativen, die günstiger erhältlich sind und an der Preispolitik von Microsoft kratzen.

Outlook von Microsoft ist ein sogenannter Personal Information Manager, mit dessen Hilfe Emails, Kontakte, Aufgaben, Kalender und Notizen verwaltet werden können. Ohne einen Exchange Server von Microsoft ist die Verwendung von Outlook aber begrenzt und nur auf eine Einzelperson beschränkt.

Das liegt daran, dass die Daten und Informationen von Outlook als Unicode-PST-Dateien gespeichert und nur über einen gemeinsamen Server synchronisiert werden können. Microsoft wäre wohl nicht so erfolgreich, wenn sie hier nicht eine Abhängigkeit von einem anderen Programm erzeugt hätten: Diese Dateien sind nur über den MAPI-Server von Exchange gemeinsam nutzbar.

Dies ermöglicht es Unternehmen Termine und Aufgaben einfach und schnell abzugleichen und zu verwalten. Aufgaben und Projekte können von vielen Mitarbeitern zeitgleich betreut werden, was die Produktivität und Arbeitsintensität steigert. Die Kommunikation ist firmenintern beschleunigt, vereinfacht und sicherer geworden, da das Intranet keine Zugriffe von außen zulässt.

Microsoft Outlook ohne Exchange Server bedeutet nun, dass diese Outlook Dateien mehrerer Personen entweder synchronisiert werden oder ein alternativer Server, ein Store Provider, eingerichtet wird. Diese Maßnahmen können auch ohne den Exchange Server durchgeführt werden.

Mit einem Microsoft Outlook ohne Exchange Server – Programm kann ein sicheres Intranet eingerichtet werden, benutzerfreundliche Arbeitsoberflächen sind die Regel, die Microsoft Office Programme lassen sich problemlos integrieren. Auch alle typischen Funktionen von Exchange sind gegeben.

Wer auf ein Microsoft Outlook ohne Exchange Server – Programm setzten möchte, kann sich über geringere Anschaffungspreise bei größtenteils ebenbürtiger Funktionalität freuen. Der Leistungsumfang und die Sicherheit sollte aber immer genau geprüft werden.